Dit is de voicemail van…
Wat een uitvinding! Als jij jouw (zakelijke) mobiel niet kunt aannemen, kun je laten doorschakelen naar de voicemail: jouw persoonlijke antwoordapparaat. Hoe vanzelfsprekend dit ook klinkt, er kan veel fout gaat. De meest voorkomende missers die wij in ons werk tegenkomen, hebben we op een rijtje gezet. Doe er je voordeel mee!
#1 Geen voicemail ingesteld
Jouw klant of collega probeert jou te bellen, krijgt geen gehoor én komt vervolgens ook niet in een voicemail uit. Het contact stopt hier. Nu ben je werkelijk onbereikbaar, dat wil je niet!
Stel een professionele voicemail in en spreek deze zelf in. Dat is veel persoonlijker dan een standaard voicemailtekst. Bovendien weet de beller nu zeker dat hij of zij bij de juiste persoon is uitgekomen. Wat je opneemt in jouw voicemail? Je heet de beller welkom in jouw voicemailbox, noemt je naam en organisatie, nodigt de beller uit tot inspreken en je geeft aan wanneer je terugbelt. Pas op; wat je hier belooft, moet je ook waarmaken.
#2 Voicemail niet getest
Jouw klant of collega komt uit in jouw voicemail met gekraak, een onverstaanbare tekst of een oude voicemail die niet meer up-to-date is. Niet echt een goede eerste indruk.
Vergeet dus niet te testen! Jouw voicemail is een visitekaartje.
#3 Voicemail wordt niet uitgeluisterd
Jouw klant of collega heeft de moeite genomen een boodschap achter te laten, jij luistert het vervolgens niet uit. We gaan er even vanuit dat je wél terugbelt naar aanleiding van een gemiste oproep. Maar de andere kant van de lijn? Die mag zijn of haar verhaal opnieuw doen…
Luister je voicemail altijd uit voordat je terugbelt en laat horen dat je weet waarover het gaat. Zo voelt de beller zich gehoord.
#4 Er wordt niet teruggebeld
Jouw klant of collega heeft jouw voicemail ingesproken, maar jij belt niet terug. Mensen vinden het niet erg om eventjes te wachten, vooral niet als jij jouw afwezigheid goed opvangt. Maar door niet terug te bellen, laat je het initiatief bij de beller en creëer je herhaalverkeer.
Luister je voicemail uit en doe wat je belooft: bel terug, en wacht hier niet te lang mee. Ben je op vakantie of voor langere tijd afwezig? Pas je voicemail aan; kleine moeite.
Duidelijke instructies
Een goede bereikbaarheid begint bij het regelen van je onbereikbaarheid. Wat een organisatie hierbij kan helpen, is duidelijke instructies naar medewerkers over hoe zij hun (on)bereikbaarheid het beste kunnen organiseren. Van voicemails tot doorschakelingen en het maken van terugbelnotities. Verandering begint bij bewustwording, weten wij uit dertig jaar onderzoekservaring.
Verder praten over een optimale bereikbaarheid voor jouw organisatie? Kom in verbinding via onderstaand formulier of bel ons persoonlijk via 0416 – 33 88 00.